Le secrétariat reste un maillon crucial dans le fonctionnement quotidien d’une entreprise. Pourtant, maintenir cette fonction en interne implique des coûts importants, souvent sous-évalués. Face à l’évolution des méthodes de travail et à la nécessité d’une gestion agile des ressources, de plus en plus d’entreprises font le choix d’un service de secrétariat externe pour alléger leur structure administrative tout en préservant leur efficacité. Cette solution pour externaliser vos tâches de secrétariat séduit autant les indépendants que les TPE/PME cherchant à réduire leurs charges fixes.
| ✅ Avantages | 📉 Réduction des coûts |
|---|---|
| Flexibilité totale selon l’activité | Jusqu’à 34 700 € d’économies/an |
| Pas de gestion RH ni de charge salariale | Coût moyen : 8 400 €/an (contre 43 100 € interne) |
| Prestations variées : gestion d’agenda, facturation, relances… | Payez à la tâche, au forfait ou à l’heure |
| Adapté à tous secteurs : santé, juridique, BTP… | Réduction jusqu’à 40 % des frais administratifs |
| Gain de temps et de productivité 👨💻 | +12 % de CA observé post-externalisation |
Pourquoi opter pour un service de secrétariat externe ?
Un modèle flexible et évolutif
L’externalisation offre une grande agilité. Vous adaptez la charge de travail du secrétariat à votre réalité, sans contrainte d’embauche. En périodes creuses, les coûts diminuent naturellement. En périodes intenses, le prestataire s’ajuste. Vous ne payez que pour ce qui est réalisé.
Dans un modèle classique, les salariés affectés au secrétariat génèrent des coûts constants, quel que soit le volume de tâches administratives. En sous-traitant ces missions, l’entreprise convertit des charges fixes en coûts variables.
“Nous avions besoin d’une solution modulaire pour notre back-office. L’assistante externalisée est devenue le meilleur compromis entre coût et efficacité.” – Responsable d’agence immobilière, Nantes
Selon une analyse d’Abondance.com, l’externalisation du secrétariat peut faire économiser jusqu’à 40 % des coûts administratifs.
Pour ceux qui souhaitent mettre en place une stratégie externalisée complète, consulter une solution pour externaliser vos tâches de secrétariat reste une étape opérationnelle utile.
Définition et périmètre du secrétariat externalisé
Une palette de missions élargie
Le secrétariat externalisé couvre les travaux suivants :
- Gestion des appels et courriels entrants
- Rédaction de devis, factures, relances clients
- Classement et archivage numérique
- Prise de rendez-vous, gestion d’agendas
- Préparation de réunions, comptes rendus
Les prestations peuvent être ponctuelles ou récurrentes. Ce modèle convient à divers secteurs : santé, maîtrise d’œuvre, juridique ou encore commerce de proximité.
Conseil perso : structurez clairement ce que vous souhaitez externaliser. Trop souvent, j’ai vu des tâches mal documentées, mal déléguées. Le prestataire est aussi efficace que la clarté de vos besoins.
Les coûts visibles d’un secrétariat internalisé
Employer un assistant administratif implique divers frais concrets :
| Élément | Coût annuel estimé (France) |
|---|---|
| Salaire brut | 28 800 € |
| Charges sociales patronales (42 %) | 12 100 € |
| Coût total employeur | 40 900 € |
| Matériel informatique (amorti) | 1 500 € |
| Logiciels métiers, licences | 700 € |
| Consommables, mobilier | 300 € |
Ce budget ne comprend pas les locaux, ni les arrêts maladie ni les coûts RH associés.
Les coûts cachés d’un secrétariat en interne
Des risques souvent invisibles
Au-delà des salaires, le secrétariat en interne entraîne :
- Des périodes de congés ou d’absences non couvertes
- La nécessité de formations régulières pour rester conforme aux obligations légales
- Un risque de turn-over, qui engendre des coûts de recrutement
- Un besoin de suivi RH, juridique ou de gestion salariale
L’encadrement et le suivi prennent du temps. Dès qu’un changement survient (départ, congé maternité, arrêt), la productivité baisse et les coûts indirects augmentent.
Les économies potentielles grâce à l’externalisation
Un prestataire facture souvent à l’heure ou au forfait. En moyenne, le tarif est de 35 €/h pour environ 20 heures mensuelles, soit 700 €/mois, soit 8 400 €/an.
Comparé au coût total de plus de 40 000 € pour une embauche, le gain est évident :
“Nous étions à 41 000 € de budget annuel pour le secrétariat. Aujourd’hui, avec une assistante freelance, nous avons baissé à 9 000 € pour le même volume.” – Gérant d’un cabinet de conseil, Lyon
Comparaison : Budget annuel d’un secrétariat interne vs. prestations externes
| Poste de dépense | Secrétariat interne | Secrétariat externalisé |
|---|---|---|
| Salaire + charges | 40 900 € | – |
| Abonnement logiciel / matériel | 2 200 € | Inclus |
| Coût annuel total | 43 100 € | 8 400 € |
Soit près de 34 700 € d’économies annuelles.
Choisir son prestataire de secrétariat externalisé
Le choix du partenaire repose sur :
- Compétences sectorielles (santé, juridique, BTP…)
- Disponibilité et réactivité
- Canal de communication utilisé : téléphone, outils cloud, CRM
- Respect du RGPD et confidentialité
- Références ou témoignages clients
Une structure spécialisée sera souvent plus fiable qu’un indépendant isolé, surtout pour des volumes élevés et des contraintes métiers fortes.
Réussir la transition vers un secrétariat externalisé
Passez par étapes :
- Faire l’inventaire précis des tâches à déléguer (listing, fréquence, outil utilisé)
- Informer vos équipes internes et vos partenaires externes
- Assurer une période transitoire si nécessaire (doublure, test de procédures)
- Sécuriser l’accès aux outils (droits limités, connexions sécurisées)
Une documentation claire permet d’éviter les erreurs et les incompréhensions au démarrage.
Mesurer les gains réels : performance et ROI
Mettre en place des indicateurs de performance mesurables :
- Taux de délai de réponse client
- Nombre et coût des erreurs administratives
- Durée de traitement des dossiers
- Satisfaction client et collaborateurs internes
Comparez ces éléments avant et après la prestation externalisée. Sur un an, les résultats sont souvent significatifs.
Retours d’expérience d’entreprises ayant externalisé leur secrétariat
“Avant, je passais 10 heures par semaine à faire des relances client. Aujourd’hui, mon assistante externalisée s’en charge et mon chiffre d’affaires a progressé de 12 % car je passe plus de temps sur les missions facturables.” – Sophie, consultante RH à Bordeaux
“Le suivi administratif était notre point faible. Depuis notre collaboration avec une assistante en ligne, 100 % des factures partent à l’heure, et les impayés ont chuté de moitié.” – Start-up tech à Lille
Les dirigeants apprécient aussi la liberté d’adapter le volume de travail mois par mois, sans engagement pesant.
