Embaucher son premier salarié : DPAE, contrat, paie, aides — les 10 étapes

La DPAE doit être transmise au plus tôt 8 jours avant l’embauche et impérativement avant la prise de poste. Pour recruter sans risque social ni erreur de paie, le premier salarié doit être intégré selon une procédure précise en 10 étapes.

Embaucher un salarié en 10 étapes : la procédure à suivre

Pour embaucher un salarié, l’entreprise doit chiffrer le coût du poste, vérifier les aides, sécuriser le recrutement, rédiger le contrat, effectuer la DPAE, inscrire le salarié au registre du personnel, organiser le suivi médical, mettre en place les protections collectives, établir la paie puis transmettre la DSN. Cet ordre évite de signer un engagement incompatible avec la trésorerie ou de laisser travailler une personne non déclarée.

La règle à retenir : aucun salarié ne doit commencer à travailler avant l’envoi de la DPAE, y compris pour quelques heures, une période d’essai ou une prétendue journée de test.

Étapes 1 à 3 : budget, convention collective et aides à l’embauche

1. Calculer le coût réel du premier salarié

Le budget ne se limite pas au salaire brut. Il comprend les cotisations patronales, la complémentaire santé, les frais de suivi médical, les congés payés, les équipements, les titres-restaurant éventuels, la gestion de la paie et le coût du poste de travail. Selon le salaire et les allègements applicables, les cotisations patronales représentent généralement 25 % à 42 % du salaire brut.

En 2026, la réduction générale des cotisations patronales doit être calculée avec les paramètres sociaux applicables au mois de paie. Son montant dépend notamment de la rémunération rapportée au SMIC. Le taux du SMIC à retenir est celui en vigueur pendant la période travaillée, et non celui figurant dans un ancien modèle de contrat.

Exemple : une agence de communication établie à Lyon réalise 180 000 € de chiffre d’affaires et recrute un assistant en CDI à 2 300 € brut par mois. Avec environ 650 € de cotisations patronales après allègement, 35 € de participation à la mutuelle et 25 € de gestion mensuelle de paie, le coût direct approche 3 010 € par mois, hors matériel, repas, transport et prime annuelle. Un budget prudent doit aussi intégrer le remplacement pendant les absences et la variation des allègements.

2. Déterminer la convention collective et le salaire minimum

La convention collective dépend de l’activité principale réelle de l’entreprise. Le code APE attribué par l’INSEE constitue un indice, mais ne tranche pas à lui seul. Le texte applicable fixe souvent une classification, un coefficient, un salaire minimal, une durée de période d’essai, des primes ou un régime de prévoyance.

Le salaire contractuel doit respecter le montant le plus favorable entre le SMIC mensuel en vigueur et le minimum conventionnel correspondant au poste. Une classification trop basse entraîne un rappel de salaire, des cotisations complémentaires et, selon le cas, des dommages et intérêts.

3. Vérifier les aides avant la signature

Une aide se vérifie avant l’embauche, car plusieurs dispositifs exigent une demande préalable. La préparation opérationnelle à l’emploi individuelle, gérée avec France Travail, finance tout ou partie d’une formation précédant la prise de poste. Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation ouvrent aussi droit à des régimes spécifiques selon l’âge, le diplôme préparé et la date de signature.

• Pour l’apprentissage, contrôler le montant 2026 applicable à la date de conclusion du contrat ; les aides exceptionnelles de 5 000 € ou 2 000 € prévues par des textes antérieurs ne doivent pas être intégrées automatiquement au budget.
• Pour l’embauche d’une personne en situation de handicap, certaines aides atteignent 6 000 € selon le contrat et le dispositif ouvert.
• La réduction générale de cotisations se calcule directement en paie et diminue à mesure que la rémunération augmente.
• Une exonération n’efface pas le coût de la mutuelle, du suivi médical, des congés ou de l’équipement.

Étapes 4 à 6 : recrutement, contrat de travail et DPAE

4. Contrôler le droit au travail et éviter les critères discriminatoires

Les questions posées au candidat doivent présenter un lien direct avec l’emploi. L’article L1132-1 du Code du travail interdit notamment les discriminations fondées sur l’origine, le sexe, l’âge, la grossesse, l’état de santé, les convictions ou la situation familiale.

Pour un salarié étranger non ressortissant de l’Espace économique européen, l’employeur vérifie la validité de l’autorisation de travail. Sauf cas de dispense, la demande de vérification est adressée à l’administration au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche, conformément à l’article R5221-41 du Code du travail.

5. Choisir le contrat et le faire signer

Le CDI à temps complet constitue la forme normale de la relation de travail. Un écrit reste vivement recommandé pour fixer le poste, la rémunération, le lieu de travail, la durée du travail, la convention collective et les obligations particulières. Une période d’essai n’existe que si elle est expressément prévue dans le contrat ou la lettre d’engagement, selon l’article L1221-23 du Code du travail.

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Le CDD doit répondre à un motif autorisé, comme le remplacement d’un salarié absent ou un accroissement temporaire d’activité. Il ne doit pas pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale de l’entreprise. Le contrat écrit doit mentionner son motif précis conformément à l’article L1242-12 et être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche, selon l’article L1242-13.

Le contrat à temps partiel doit être écrit. Il précise la durée hebdomadaire ou mensuelle, la répartition des horaires, les limites des heures complémentaires et les modalités de communication des horaires. À défaut, un risque de requalification à temps complet existe.

6. Envoyer la déclaration préalable à l’embauche

La DPAE est transmise à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche et avant le début effectif du travail. Cette obligation résulte des articles L1221-10 et R1221-5 du Code du travail. La déclaration mentionne l’identité du salarié, son numéro de sécurité sociale lorsqu’il est connu, la date et l’heure d’embauche, la nature du contrat et la durée de la période d’essai.

L’accusé de réception doit être conservé. Une copie de la DPAE ou de son accusé est remise au salarié, sauf si son contrat écrit mentionne l’organisme destinataire. Une erreur de date, d’identité ou de numéro de sécurité sociale doit être corrigée sans attendre.

Étapes 7 et 8 : obligations dès l’arrivée du salarié

7. Tenir le registre unique du personnel

Le salarié est inscrit sur le registre unique du personnel dès son arrivée, dans l’ordre des embauches, conformément à l’article L1221-13 du Code du travail. Le registre comporte notamment son identité, sa nationalité, son emploi, sa qualification, ses dates d’entrée et de sortie ainsi que le type de contrat.

Les informations doivent être conservées pendant 5 ans après le départ du salarié. Le registre peut être tenu sur support papier ou numérique si les garanties de contrôle et de conservation sont respectées.

8. Mettre en place santé, sécurité, mutuelle et affichages

Dès le premier salarié, l’entreprise doit adhérer à un service de prévention et de santé au travail. La visite d’information et de prévention intervient en principe dans les 3 mois suivant la prise de poste. Elle est organisée avant l’affectation pour certains salariés, notamment les travailleurs de nuit et les mineurs.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels devient obligatoire dès le premier salarié, en application de l’article R4121-1 du Code du travail. Il recense les risques liés au poste et les mesures de prévention. Une formation pratique à la sécurité doit accompagner la prise de fonctions.

L’employeur propose une complémentaire santé collective et finance au moins 50 % de la cotisation. Une dispense n’est valable que dans les cas prévus par les textes et sur demande écrite du salarié. La prévoyance dépend de la convention collective et du statut du salarié.

L’entreprise remet aussi les consignes de sécurité, les notices relatives aux garanties collectives et les informations obligatoires sur la relation de travail. Un règlement intérieur n’est obligatoire qu’à partir de 50 salariés. La mise en place du comité social et économique concerne les entreprises atteignant au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Étapes 9 et 10 : bulletin de paie, DSN et paiement des cotisations

9. Établir un bulletin de paie conforme

Un bulletin de paie est remis lors du paiement du salaire, conformément à l’article L3243-2 du Code du travail. Il reprend le salaire de base, les heures supplémentaires, les absences, les avantages, les cotisations, le prélèvement à la source, le net social et le net à payer.

Le paramétrage initial doit intégrer la convention collective, la classification, le taux horaire, la durée du travail, la mutuelle, la prévoyance, le taux d’accident du travail et les exonérations. Un salarié à temps complet soumis à 35 heures est généralement mensualisé sur 151,67 heures. Les heures supplémentaires de la 36e à la 43e heure sont majorées de 25 %, sauf taux conventionnel différent qui ne peut être inférieur à 10 %.

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Les bulletins sont conservés par l’employeur pendant au moins 5 ans. Les données permettant de garantir les droits à la retraite doivent rester accessibles plus longtemps. Le salarié doit pouvoir refuser la remise électronique du bulletin.

10. Déposer la DSN et régler les organismes sociaux

La déclaration sociale nominative reprend chaque mois les rémunérations et les cotisations. Pour une petite entreprise versant les salaires au cours du mois travaillé, elle est généralement déposée au plus tard le 15 du mois suivant. L’échéance du 5 concerne notamment les employeurs d’au moins 50 salariés qui paient les rémunérations pendant le même mois.

La DSN transmet aussi les signalements d’arrêt de travail, de reprise et de fin de contrat. Le prélèvement à la source retenu sur le salaire est reversé avec les données déclarées. Une anomalie d’identité ou de base de cotisations doit être régularisée dans la DSN suivante, sans attendre la clôture annuelle.

Coût, délais et pièges de la première embauche

La préparation administrative demande généralement 5 à 10 jours ouvrés lorsque la convention collective, le service de santé et la paie ne sont pas encore paramétrés. Une embauche urgente reste possible, mais la DPAE ne remplace ni le contrat requis, ni le registre du personnel, ni l’évaluation des risques.

Faire travailler une personne sans DPAE caractérise du travail dissimulé lorsque l’omission est intentionnelle, au sens de l’article L8221-5 du Code du travail. L’employeur personne physique encourt jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. En cas de rupture, le salarié dissimulé peut réclamer une indemnité forfaitaire égale à 6 mois de salaire.

Une journée d’essai productive n’échappe pas aux règles d’embauche. Seul un test très court, sans travail réel au bénéfice de l’entreprise et sans intégration dans un service, reste distinct d’une relation salariée. Dès qu’une personne exécute une tâche sous des directives et un contrôle, la rémunération et les déclarations sociales deviennent dues.

Les autres erreurs fréquentes sont l’usage d’un CDD sans motif valable, une période d’essai absente du contrat, le non-respect du minimum conventionnel, l’oubli de la mutuelle et la remise tardive des documents obligatoires. Le coût d’une régularisation dépasse rapidement l’économie recherchée.

Ce qu’il faut retenir

• La DPAE est envoyée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et avant toute prise de poste.
• Le coût employeur représente souvent le salaire brut majoré de 25 % à 42 %.
• Le registre du personnel et le document unique sont obligatoires dès le 1er salarié.
• La visite d’information et de prévention intervient en principe sous 3 mois.
• La DSN d’une petite entreprise est généralement exigée au plus tard le 15 du mois suivant.