Société de recouvrement : quand la mandater, ce qu’elle coûte, ce qu’elle a le droit de faire

Entre professionnels, chaque facture impayée ouvre droit à une indemnité forfaitaire de 40 €, en plus des pénalités de retard. Lorsque les relances restent sans effet, une société de recouvrement structure la négociation, mais ses frais demeurent en principe à la charge du créancier.

Quand mandater une société de recouvrement ?

Une société de recouvrement se mandate après l’échéance de la facture, lorsque la relance interne n’aboutit pas et que la créance paraît certaine, liquide et exigible. En pratique, le recours devient pertinent après une relance écrite, puis une mise en demeure accordant au débiteur un dernier délai de 8 à 15 jours.

Attendre plusieurs mois réduit les chances d’encaissement. La trésorerie du débiteur se dégrade, ses autres créanciers prennent position et les interlocuteurs deviennent moins accessibles. Pour une facture professionnelle non contestée, une transmission entre 15 et 45 jours après l’échéance constitue généralement un bon équilibre.

Le mandat présente surtout un intérêt lorsque le montant justifie une commission, que le débiteur reste solvable et qu’aucun désaccord sérieux ne porte sur la prestation. Pour une créance faible, un forfait fixe risque d’absorber une part excessive du paiement. Pour une créance fortement contestée, une procédure judiciaire sera souvent plus adaptée.

• Mandater rapidement si le débiteur ne répond plus ou multiplie les promesses non tenues.
• Poursuivre la relance interne si un règlement daté et crédible est confirmé par écrit.
• Saisir la justice si le débiteur conteste le contrat, la livraison, la qualité ou le montant.
• Déclarer la créance si une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire est ouverte.

Une société de recouvrement négocie et réclame le paiement. Elle ne peut ni saisir un compte bancaire, ni saisir du matériel, ni obliger le débiteur à payer sans titre exécutoire.

Préparer le dossier et lancer le recouvrement amiable

Vérifier que la créance est recouvrable

Avant toute transmission, le créancier doit rassembler le contrat, le devis accepté, le bon de commande, les conditions générales, la facture, les preuves de livraison et les échanges avec le client. Le montant réclamé doit être ventilé entre le principal, les pénalités de retard et les indemnités autorisées.

Entre professionnels, l’article L. 441-10 du Code de commerce prévoit des pénalités exigibles dès le lendemain de la date de règlement, sans rappel préalable. Le taux contractuel ne doit pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Une indemnité forfaitaire de 40 € par facture impayée est également due au titre des frais de recouvrement, conformément à l’article D. 441-5 du Code de commerce.

Une créance commerciale ou civile se prescrit en principe par 5 ans, selon l’article 2224 du Code civil. L’action d’un professionnel contre un consommateur se prescrit par 2 ans, en application de l’article L. 218-2 du Code de la consommation. Une relance ou une mise en demeure n’interrompt pas cette prescription. La reconnaissance de dette par le débiteur l’interrompt selon l’article 2240 du Code civil, tout comme une demande en justice dans les conditions de l’article 2241.

Signer un mandat écrit

Le recouvrement amiable pour le compte d’autrui relève des articles L. 124-1 à L. 124-7 et R. 124-1 à R. 124-7 du Code des procédures civiles d’exécution. Un contrat écrit doit être conclu avant les démarches. Il précise notamment le fondement et le montant des créances, les obligations des parties, la rémunération de l’agence et les modalités de reversement des sommes encaissées.

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Le mandat doit aussi indiquer qui accepte un échéancier, une remise partielle ou une transaction. Sans délégation explicite, l’agence ne doit pas abandonner une fraction de la créance. Le créancier conserve la maîtrise des décisions qui modifient ses droits.

Respecter l’ordre des démarches

Le premier courrier adressé au débiteur identifie la société chargée du recouvrement et le créancier. Il expose l’origine de la dette, son montant détaillé et les modalités de paiement. L’article R. 124-4 du Code des procédures civiles d’exécution encadre ces mentions.

L’agence prend ensuite contact par courrier, téléphone ou voie électronique. Elle recherche un paiement immédiat ou un échéancier formalisé. Un accord doit préciser le montant de chaque versement, les dates d’échéance et les conséquences d’un incident de paiement. Une reconnaissance écrite du solde dû renforce également le dossier du créancier.

Si la phase amiable échoue, le créancier décide d’abandonner, de provisionner la créance ou d’engager une action. L’injonction de payer, prévue par les articles 1405 et suivants du Code de procédure civile, convient aux créances contractuelles suffisamment documentées. Entre commerçants, la requête relève généralement du tribunal de commerce. En cas d’opposition du débiteur, le litige devient contradictoire.

Coût et délai d’une société de recouvrement

Les honoraires ne sont pas fixés par un tarif légal. Le contrat prévoit souvent une commission sur les sommes encaissées, un forfait d’ouverture ou une combinaison des deux. Le taux varie selon l’ancienneté, le montant, le volume de dossiers, la localisation du débiteur et la difficulté du recouvrement.

La prestation est soumise à la TVA au taux normal de 20 %. Une entreprise assujettie récupère en principe cette TVA si la dépense répond aux conditions habituelles de déduction. Le coût hors taxes reste une charge déductible du résultat lorsqu’il est engagé dans l’intérêt de l’exploitation.

Exemple chiffré

Une SAS de maintenance industrielle située à Lyon réalise 850 000 € de chiffre d’affaires. Un client professionnel lui doit une facture de 12 000 € HT depuis 60 jours. L’agence prévoit un forfait de dossier de 75 € HT et une commission de 15 % sur les sommes encaissées.

Si les 12 000 € sont intégralement récupérés, la commission atteint 1 800 € HT. Avec le forfait, les honoraires s’élèvent à 1 875 € HT, soit 2 250 € TTC. Après récupération de 375 € de TVA déductible, le coût économique reste de 1 875 €. La société conserve donc 10 125 € avant prise en compte des pénalités et de l’indemnité de 40 €.

La phase amiable dure couramment de 15 à 60 jours. Un premier retour intervient souvent sous 5 à 10 jours ouvrés. Un échéancier prolonge naturellement le dossier. En cas d’injonction de payer, plusieurs semaines sont nécessaires pour obtenir l’ordonnance, puis la faire signifier. Le débiteur dispose en principe d’un délai de 1 mois après la signification pour former opposition.

Ce qu’une société de recouvrement a le droit de faire

L’agence peut envoyer des courriers, téléphoner, proposer un échéancier, recevoir un paiement si son mandat le prévoit et rendre compte au créancier. Elle peut également transmettre les éléments nécessaires à une procédure judiciaire ou déposer une requête en injonction de payer en qualité de mandataire, conformément à l’article 1407 du Code de procédure civile.

Elle ne détient toutefois aucun pouvoir d’exécution forcée. Une saisie nécessite un titre exécutoire et l’intervention d’un commissaire de justice. L’agence ne doit pas laisser croire qu’un jugement a été rendu, qu’une saisie est programmée ou qu’elle agit comme une autorité publique lorsque ce n’est pas le cas.

Les frais réclamés au débiteur

L’article L. 111-8 du Code des procédures civiles d’exécution pose une règle claire : les frais de recouvrement engagés sans titre exécutoire restent en principe à la charge du créancier. Une clause imposant automatiquement les honoraires de l’agence au débiteur est réputée non écrite, sauf frais relatifs à un acte prescrit par la loi.

Entre professionnels, cette règle n’empêche pas de réclamer l’indemnité légale de 40 €. Lorsque les frais réellement exposés dépassent ce montant, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs, en application de l’article L. 441-10 du Code de commerce. Cette somme n’autorise pas l’agence à transférer automatiquement l’intégralité de sa commission au débiteur.

Les pratiques interdites

Les appels répétés dans le but de troubler la tranquillité du débiteur, les menaces, les propos humiliants et les documents imitant un acte judiciaire sont prohibés. L’article 222-16 du Code pénal sanctionne les appels téléphoniques malveillants réitérés. Une pression excessive exercée sur un consommateur relève aussi des règles relatives aux pratiques commerciales agressives.

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L’agence doit préserver la confidentialité de la dette. Elle ne doit pas révéler l’impayé à l’employeur, aux voisins, aux clients ou à la famille du débiteur. Les données personnelles traitées doivent rester pertinentes, limitées et conservées pendant une durée proportionnée à la mission.

Pièges, contestations et procédures collectives

Ne pas confondre mandat et rachat de créance

Dans un mandat de recouvrement, l’entreprise reste propriétaire de la créance. L’agence agit en son nom et lui reverse les sommes selon le contrat. Lors d’une cession de créance ou d’un affacturage, la créance est transférée à un tiers selon des modalités distinctes. Le prix, le risque d’impayé et les obligations d’information ne sont alors plus les mêmes.

Traiter une contestation documentée

Le débiteur qui invoque une livraison incomplète, une non-conformité ou une erreur de prix doit formuler son désaccord par écrit et produire des éléments précis. L’agence ne tranche pas le litige. Le créancier doit répondre sur le fond, proposer une transaction ou saisir le tribunal.

Devant le tribunal de commerce, la représentation par avocat est en principe obligatoire lorsque la demande dépasse 10 000 €, sous réserve des exceptions prévues par l’article 853 du Code de procédure civile. Le budget judiciaire doit alors intégrer les honoraires d’avocat, les frais de signification et, après obtention d’un titre, les actes d’exécution.

Réagir à une sauvegarde, un redressement ou une liquidation

L’ouverture d’une procédure collective interdit en principe la poursuite individuelle du recouvrement pour les créances antérieures, conformément à l’article L. 622-21 du Code de commerce. Les relances doivent cesser. La créance doit être déclarée au mandataire ou au liquidateur judiciaire.

Le délai de déclaration est en principe de 2 mois à compter de la publication du jugement d’ouverture, selon l’article L. 622-24 du Code de commerce. Mandater une agence sans effectuer cette déclaration expose le créancier à perdre le droit de participer aux répartitions. Les créances postérieures répondent à un régime différent selon leur utilité pour la procédure et leur date d’exigibilité.

Constater comptablement une créance douteuse ou irrécouvrable

Une créance dont le recouvrement devient incertain doit être individualisée en comptabilité et faire l’objet d’une dépréciation justifiée. La simple ancienneté de la facture ne suffit pas toujours. Les relances, la situation financière du client et l’ouverture d’une procédure collective constituent des éléments objectifs.

La récupération de la TVA sur une créance définitivement irrécouvrable relève de l’article 272 du CGI. Elle suppose de démontrer l’irrécouvrabilité et d’adresser au client un duplicata de la facture comportant la mention réglementaire relative au montant resté impayé. Une provision comptable ou l’échec d’une relance ne caractérisent pas, à eux seuls, une perte définitive.

Ce qu’il faut retenir

• Mandater après l’échéance et, en pratique, après une mise en demeure de 8 à 15 jours.
• Prévoir un coût courant de 10 % à 25 % des sommes encaissées, plus 20 % de TVA.
• Les frais amiables restent à la charge du créancier, hors indemnité professionnelle de 40 € par facture.
• Une agence ne réalise aucune saisie sans titre exécutoire et sans commissaire de justice.
• Déclarer une créance antérieure sous 2 mois en cas de procédure collective.