Pénalités de retard et indemnité de 40 € : les calculer et les facturer

Une facture professionnelle payée avec seulement 30 jours de retard déclenche des intérêts, auxquels s’ajoute une indemnité forfaitaire de 40 €. Ces sommes sont dues automatiquement dès le lendemain de l’échéance, même sans relance ni mise en demeure.

Comment calculer les pénalités de retard et l’indemnité de 40 €

Les pénalités de retard se calculent sur le montant TTC de la facture resté impayé. La formule à appliquer en 2026 est la suivante :

Pénalités de retard = montant TTC impayé × taux annuel applicable × nombre de jours de retard ÷ 365. L’indemnité forfaitaire de 40 € par facture s’ajoute ensuite au résultat.

Le décompte commence le lendemain de la date d’échéance et se termine le jour du paiement inclus. L’année 2026 comptant 365 jours, ce nombre sert de diviseur. En cas de paiement partiel, les intérêts sont recalculés à partir de chaque encaissement sur le solde TTC restant dû.

L’indemnité de recouvrement est fixe. Elle n’est pas proportionnelle au montant de la créance ou à la durée du retard. Une facture de 300 € et une facture de 30 000 € produisent chacune une indemnité de 40 €. En présence de trois factures impayées, le créancier réclame donc 120 €, en plus des intérêts.

• Base de calcul : montant TTC restant dû.
• Point de départ : lendemain de l’échéance.
• Durée : nombre exact de jours calendaires, week-ends et jours fériés compris.
• Indemnité : 40 € pour chaque facture en retard.
• Mise en demeure préalable : non requise pour rendre ces sommes exigibles.

Déterminer la date d’échéance et le taux applicable

La date de paiement prévue par le contrat

Avant tout calcul, il faut vérifier la date d’échéance figurant sur la facture et dans les conditions générales de vente. Entre professionnels, l’article L. 441-10 du Code de commerce autorise notamment un délai maximal de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Les parties peuvent aussi retenir un délai de 45 jours fin de mois, à condition que cette modalité soit expressément stipulée et qu’elle ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier.

À défaut d’accord, le paiement intervient au plus tard 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Pour les factures périodiques, le délai convenu ne doit pas dépasser 45 jours à compter de la date d’émission.

La méthode de calcul des 45 jours fin de mois doit être définie sans ambiguïté. Le contrat peut ajouter 45 jours à la date de facture, puis retenir la fin du mois, ou retenir la fin du mois de facturation avant d’ajouter 45 jours. La méthode choisie doit rester constante et apparaître clairement dans les documents commerciaux.

Le taux contractuel des pénalités de retard

Le taux prévu dans les conditions générales de vente s’applique s’il respecte le minimum légal. Il ne doit pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. Ce taux légal évolue chaque semestre. La valeur applicable est celle de la période pendant laquelle le retard se produit.

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Un taux contractuel de 12 % ne reste donc valable que s’il demeure supérieur ou égal au plancher légal du semestre concerné. Une clause fixant un taux inférieur doit être écartée au profit du minimum autorisé.

Le taux appliqué en l’absence de clause valable

Si aucun taux n’a été prévu, l’article L. 441-10 retient le taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente réalisée avant le premier jour du semestre civil, majoré de 10 points de pourcentage.

Pour une facture impayée sur plusieurs semestres, une méthode rigoureuse consiste à fractionner le calcul au 30 juin ou au 31 décembre, puis à appliquer à chaque période le taux correspondant. Le taux BCE doit ainsi être contrôlé au 1er janvier et au 1er juillet 2026.

Faire apparaître et facturer les sommes dues

Les mentions obligatoires sur la facture d’origine

L’article L. 441-9 du Code de commerce impose de faire figurer sur la facture la date à laquelle le règlement doit intervenir, le taux des pénalités exigibles en cas de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Les conditions générales de vente doivent reprendre ces règles.

Une formulation exploitable indique que les pénalités sont exigibles dès le lendemain de l’échéance, sans rappel préalable, au taux annuel défini, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Une simple mention « pénalités selon la loi » manque de précision et fragilise la preuve du taux contractuel.

L’absence de mentions obligatoires expose une personne physique à une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € et une personne morale à une amende pouvant atteindre 375 000 €. Ces plafonds peuvent être doublés en cas de réitération dans un délai de deux ans.

Émettre un décompte sans appliquer de TVA

Les pénalités et l’indemnité de 40 € sont exigibles de plein droit. Le créancier peut les réclamer sur une relance, une mise en demeure ou une note de débit séparée. Ce document doit identifier chaque facture, son montant TTC, son échéance, le nombre de jours de retard, le taux retenu et le détail du calcul.

Ces sommes ont une nature indemnitaire. Elles ne rémunèrent pas une livraison ou une prestation. Elles sont donc réclamées hors TVA. Il ne faut ni ajouter 20 % de TVA aux pénalités ni les intégrer à la base taxable de la facture initiale.

Si les frais de recouvrement réellement supportés dépassent 40 €, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Les honoraires engagés, les frais de commissaire de justice ou certains frais de procédure doivent alors être prouvés. L’indemnité supplémentaire ne doit pas correspondre à un montant arbitraire.

Exemple chiffré pour une facture payée avec 80 jours de retard

Une SAS de conseil numérique située à Lyon réalise un chiffre d’affaires annuel de 420 000 €. Elle émet une facture de 12 000 € HT, soit 14 400 € TTC avec une TVA à 20 %. La facture arrive à échéance le 30 juin 2026 et elle est réglée le 18 septembre 2026, soit 80 jours de retard.

Les conditions générales de vente prévoient un taux annuel de 12 %, supposé conforme au plancher légal applicable pendant toute la période. Le calcul est le suivant : 14 400 × 12 % × 80 ÷ 365 = 378,74 €. Après ajout de l’indemnité forfaitaire, le débiteur doit 418,74 €.

Si le client avait versé 7 200 € TTC après 30 jours, il aurait fallu calculer une première tranche d’intérêts sur 14 400 €, puis une seconde sur le solde de 7 200 €. L’indemnité de 40 € serait restée unique, puisqu’une seule facture est concernée.

Réclamer les pénalités : coût, délai et procédure

Adresser un décompte dès le premier retard

Les intérêts et l’indemnité sont juridiquement dus sans relance. En pratique, le créancier adresse rapidement un relevé détaillé. Ce document rappelle la facture, l’échéance, le taux, le nombre de jours écoulés et les coordonnées de paiement. Il conserve la facture, le contrat, les conditions générales acceptées, le bon de livraison et les échanges relatifs à la prestation.

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Une mise en demeure envoyée par un moyen permettant d’établir sa réception renforce ensuite le dossier. Elle fixe un délai bref et précis, souvent 8 jours calendaires, pour payer le principal, les pénalités déjà acquises et l’indemnité de 40 €. Les intérêts continuent à courir jusqu’au règlement effectif.

Engager une injonction de payer

En l’absence de règlement, une entreprise peut présenter une requête en injonction de payer au président du tribunal de commerce compétent. Pour une créance commerciale, les frais de greffe liés à la requête sont de l’ordre de 33,47 € en 2026, hors coût de signification par commissaire de justice et hors éventuels honoraires d’assistance.

La requête doit chiffrer séparément le principal, les pénalités arrêtées à une date donnée, l’indemnité forfaitaire et les frais justifiés. Si une ordonnance est rendue, elle doit être signifiée au débiteur dans un délai de 6 mois, conformément à l’article 1411 du Code de procédure civile. À défaut, elle devient non avenue. Le débiteur dispose en principe d’un mois après la signification pour former opposition.

L’action entre commerçants se prescrit en principe par 5 ans selon l’article L. 110-4 du Code de commerce. Une simple relance ne produit pas toujours un effet interruptif. Une reconnaissance de dette, une demande en justice ou un acte d’exécution répondant aux conditions légales modifie en revanche le cours de la prescription.

Pièges et cas particuliers à traiter

Un client particulier ne doit pas les 40 €

L’indemnité forfaitaire prévue par le Code de commerce vise les transactions entre professionnels. Elle ne doit pas être réclamée à un consommateur. Les intérêts dus par un particulier obéissent au contrat, au Code civil et aux règles protectrices du Code de la consommation.

Les 40 € s’appliquent facture par facture

Le montant n’est pas facturé une seule fois pour l’ensemble d’un compte client. Cinq factures arrivées à échéance produisent 200 € d’indemnités, même si elles figurent sur une seule mise en demeure. À l’inverse, plusieurs relances concernant une facture unique ne permettent pas de multiplier les 40 €.

Une procédure collective modifie le recouvrement

Lorsqu’une sauvegarde, un redressement judiciaire ou une liquidation judiciaire est ouvert, le créancier ne doit plus poursuivre librement le paiement d’une créance antérieure. Il doit la déclarer auprès du mandataire ou du liquidateur judiciaire, avec les pénalités acquises jusqu’à la date du jugement d’ouverture.

L’article L. 441-10 écarte le bénéfice de l’indemnité de recouvrement lorsque l’ouverture de la procédure interdit le paiement de la créance à son échéance. Il faut donc distinguer une facture déjà échue avant le jugement d’une facture dont l’échéance intervient après celui-ci, puis vérifier les règles propres aux créances postérieures.

Le traitement fiscal intervient à l’encaissement

Selon l’article 237 sexies du Code général des impôts, les produits et charges correspondant aux pénalités de retard sont rattachés à l’exercice de leur encaissement ou de leur paiement. Le créancier ne les intègre donc pas à son résultat fiscal sur la seule base d’un calcul théorique non encaissé. Le débiteur déduit la charge lorsqu’il la paie, sous réserve des conditions fiscales ordinaires.

Un abandon volontaire des pénalités doit être tracé. L’entreprise conserve alors la relance, la décision commerciale et le motif de l’abandon. Cette précaution permet de distinguer un geste commercial assumé d’un oubli de facturation ou d’une renonciation systématique contraire à la politique de recouvrement.

Ce qu’il faut retenir

• Calcul : montant TTC × taux annuel × jours de retard ÷ 365.
• L’indemnité atteint 40 € par facture professionnelle.
• Les sommes sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans relance préalable.
• Le délai contractuel maximal est généralement de 60 jours ou 45 jours fin de mois.
• L’action commerciale se prescrit en principe par 5 ans.